Comptabilité

Le loyer que vous payez se compose d’une part d’un montant de loyer réel et, d’autre part, d’un montant de provision pour charges locatives. Les provisions que vous versez sont un acompte sur les charges locatives dont le décompte annuel est envoyé généralement fin mai. Chez Comensia, le décompte porte sur une année civile.

Le Code bruxellois du logement impose certaines règles quant à la récupération des frais relatifs aux immeubles occupés par des locataires sociaux. Voici ce qui peut être repris par Comensia dans son décompte des charges selon le site où réside le locataire :

1. 1. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs aux menus travaux d’entretien, aux menues réparations et au nettoyage des parties communes ;
   2. Les fournitures, frais de personnel et de fonctionnement relatifs à l’entretien des espaces verts ;
   3. Les rémunérations et cotisations sociales du concierge ou surveillant, payées par la société, à l’exclusion du salaire en nature, étant entendu que ces frais ne peuvent être cumulés avec ceux visés au point 1 s’ils se rapportent au travail de la même personne ;
   4. Les frais relatifs aux menus travaux d’entretien et au contrôle des ascenseurs, de l’installation de chauffage central, y compris le ramonage des cheminées et du système de ventilation ;
   5. Les frais relatifs à l’enlèvement des immondices et des objets encombrants ;
   6. Les frais résultants des contrats conclus par la société au profit des locataires ;
   7. Les frais relatifs à la location, au relevé et à l’entretien des compteurs de consommation d’eau et d’énergie ;
   8. Les frais relatifs à la consommation d’eau, de gaz, d’électricité, de mazout ayant trait au logement, pour autant qu’ils soient payés par la société, ainsi que ceux ayant trait aux parties communes.
   9. Les frais relatifs aux travaux de réparation effectués par la société qui, conformément aux dispositions du contrat de bail, sont à charge du locataire.

La consommation visée au point 8 est répartie comme suit :

• • S’il existe des compteurs individuels par logement, la consommation de ces logements est déterminée sur la base du relevé des compteurs individuels, et la consommation des parties communes est répartie de manière égale entre tous les logements ;

• • S’il n’existe qu’un compteur collectif, la consommation est répartie comme suit :
    • • 80% sont répartis en fonction de la superficie des logements ou sur la base du relevé des appareils de mesure individuels ;
      • 20% sont répartis de manière égale entre tous les logements.

Les frais liés au point 9 sont à charge du locataire qui les a occasionnés. 

Il peut arriver que certains frais exceptionnels à charge des locataires soient étalés sur plusieurs années ou pris en charge, partiellement ou totalement, par la société. Il s’agit par exemple des inspections liées à la lutte contre le CO, des élagages conséquents, etc.

C’est la régularisation entre les montants de provisions que vous avez versés pour une année et votre quote-part dans les dépenses engagées par la société pour le compte de ses locataires dans cette même année.

Pour rappel, une permanence « décompte des charges » est à votre disposition durant un mois après l’envoi du décompte des charges. Cette permanence a été créée spécialement afin de vous fournir toutes les informations utiles à ce sujet.

Les frais facturés comprennent les frais de consommation d’énergie et les charges locatives.

• Frais de consommation d’énergie:
  • • Gaz
    • Mazout
    • Eau
    • Électricité des parties communes

Les charges locatives engagées par la société pour le compte de ses locataires :

Produits et matériel d’entretien :

• • Les factures d’achat de matériel et de produits nécessaires au nettoyage et à l’entretien des parties communes (torchons, savon, brosses, raclettes, tabliers) ;
  • Les factures de contrat d’entretien des tapis, vitres, miroirs, etc. dans les parties communes (ex : hall d’entrée, coursives).

Abords et espaces verts :

• • Les factures des sociétés de jardinage avec lesquelles nous avons des contrats d’entretien ;
  • Les factures éventuelles découlant de l’aménagement des abords et aires de détente (élagage d’arbres, etc.).

Nettoyage/Concierge/Surveillance :

• • Les charges relatives au salaire brut (soumis ou non à l’ONSS), les cotisations à l’ONSS (Office National de la Sécurité Sociale), les congés payés, les primes et avantages divers, les assurances souscrites au profit des membres du personnel et faisant partie de leur package salarial.

Contrôle et entretien des ascenseurs :

• • Les factures relatives aux contrats d’entretien et de contrôle des ascenseurs ;
  • Les frais éventuels de télémaintenance.

Contrôle et entretien des installations de chauffage :

• • Les factures concernant les contrats d’entretien, le contrôle des chaudières ainsi que le détartrage éventuel des chaudières ;
  • Les frais éventuels de contrôle énergétique ;
  • Les frais forfaitaires éventuels de remplacement des vannes thermostatiques.

Hygiène :

• • Les factures de désinsectisation et de dératisation ;
  • Les enlèvements d’encombrants ;
  • Les frais éventuels de location et/ou d’acquisition de poubelles et/ou conteneurs.

Sécurité :

• • Les factures relatives aux contrats d’entretien des extincteurs et hydrants (bouches d’incendie) ;
  • Les factures relatives aux contrats d’entretien et de maintenance des systèmes de surveillance et de sécurité (caméras, etc.) ;
  • Les frais éventuels de contrôle des dispositifs anti-incendie et d’évacuation et, le cas échéant, les frais de remplacement pour vandalisme lorsque l’auteur n’a pu être identifié ;
  • La surprime de l’assurance incendie pour « abandon de recours ».

Autres contrats au profit des locataires :

• • Les factures relatives au contrat d’entretien des adoucisseurs ainsi qu’à la fourniture de sel adoucisseur d’eau ;
  • Les factures relatives à la veille technique mise en place (en dehors des permanences téléphonique de Comensia).

Entretien égouts, décharges, corniches :

• • Les factures relatives au curage des égouts et des colonnes générales de décharge

Lorsque le total des charges réelles est supérieur au total des provisions que vous avez versées, vous devez payer la différence sur le compte bancaire de Comensia (BE11001173142248) en utilisant la communication structurée de 12 chiffres +++_ _ _/_ _ _ _ /_ _ _ _ _ +++ que vous retrouverez en bas de page de votre note de loyer.

Dans le cas où vous êtes dans l’impossibilité de payer la totalité de cette somme en une fois, vous pouvez vous adresser au Service Social ou au Service Juridique et Contentieux afin de convenir d’un plan de remboursement en plusieurs mensualités.

Pour rappel, une permanence « décompte des charges » est à votre disposition durant un mois après l’envoi du décompte des charges. Cette permanence a été créée spécialement afin de vous fournir toutes les informations utiles à ce sujet.

Lorsque le décompte des charges est en votre faveur c’est-à-dire que le total des charges réelles est inférieur au total des provisions que vous avez versées, vous pouvez :

• • déduire le trop-payé de votre prochain loyer (celui du mois suivant la réception du décompte des charges)

ou bien

• • demander un remboursement en complétant le formulaire « demande de remboursement », sans oublier de le signer. Vous pouvez le télécharger ici.

Pour rappel, une permanence « décompte des charges » est à votre disposition durant un mois après l’envoi du décompte des charges. Cette permanence a été créée spécialement afin de vous fournir toutes les informations utiles à ce sujet

Suite au décompte des charges, Comensia calcule les nouvelles provisions en fonction des facteurs suivants :

• • les consommations réelles du ménage de l’année précédente,
  • les prévisions relatives aux augmentations des prix des fournisseurs d’énergie, des frais de conciergerie et/ou de charge exceptionnelle, etc.

Le nouveau montant (loyer inchangé + nouvelles provisions) est à payer à partir du mois suivant l’envoi du décompte des charges. Vous trouverez la nouvelle note de calcul en annexe du décompte des charges.

Pour rappel, une permanence « décompte des charges » est à votre disposition durant un mois après l’envoi du décompte des charges. Cette permanence a été créée spécialement afin de vous fournir toutes les informations utiles à ce sujet.

Lors d’une fin de bail, un état des lieux de sortie sera organisé et effectué par le Service Technique. Ensuite, un décompte « de sortie » sera établi par le Service Comptabilité et envoyé à la nouvelle adresse du locataire sorti.

Le calcul du décompte de sortie prend en compte :

• • Le remboursement de la valeur libérée des parts sociales ;
  • la garantie locative (bloquée sur un compte bancaire ou non) ;
  • Le décompte des charges des parties communes (au prorata du nombre de mois passés par le locataire dans le logement durant l’année civile concernée) ;
  • le décompte des consommations (d’après le relevé d’index effectué lors de l’état des lieux de sortie) ;
  • les éventuels dégâts locatifs (constatés au moment de l’état des lieux de sortie).

Le locataire qui a quitté son logement chez Comensia recevra par courrier son décompte de sortie accompagné du « procès-verbal de constat d’état des lieux de sortie locative », du document nécessaire à la liquidation de la garantie locative et de la facture des consommations .

Si le décompte de sortie est :

• • en faveur de l’ancien locataire, le trop-perçu sera versé sur son compte bancaire communiqué à la sortie.
  • en faveur de Comensia, l’ancien locataire devra verser la différence sur le compte bancaire de Comensia (BE11001173142248). En cas de difficulté à régler cette somme si elle est très élevée, il est possible d’établir un plan d’apurement en contactant le Service Juridique et Contentieux.

Lors d’un décès, si le décompte de sortie est :

• • en faveur de l’ancien locataire, le trop-perçu sera versé sur le compte bancaire de l’héritier qui a accepté la succession.
  • en faveur de Comensia, l’héritier qui a accepté la succession devra verser la différence sur le compte bancaire de Comensia (BE11001173142248). En cas de difficulté à régler cette somme si elle est très élevée, il est possible d’établir un plan d’apurement en contactant le Service Juridique et Contentieux.